Quando e come far uso dell'outsourcing di servizi IT. di Andrew Celi (ultimo aggiornamento 06.03.2009)   L’outsourcing, per quanto concerne l’esternalizzazione di attività come lo sviluppo di software o la gestione del supporto a sistemi IT e data center, è già noto come termine, ma forse, non è compreso appieno per ciò che rappresenta, cosa offre e quali sono le possibili linee-guida per il suo impiego soprattutto se volto all'espansione della vostra attività commerciale rispetto invece alla scelta di modalità di lavoro più convenzionali come l'impiego delle stesse figure direttamente all’interno della vostra sede di lavoro. Quindi i tre punti di cui sopra possono vedere, a mio parere, le seguenti considerazioni: 1. COSA RAPPRESENTA L’OUTSOURCING : essenzialmente un modello molto flessibile per l’impiego di personale tecnico altamente specializzato vantaggioso soprattutto nell'avvio di nuovi progetti qualora non sia già definibile al momento dell'inizio dei lavori il cosidetto parametro "ROI" (Return On Investment) che ci fornisce un quadro sui profitti realizzati (o previsti) rispetto all'investimento iniziale. Qualora poi l’esigenza di produrre applicazioni dall’alto contenuto tecnologico diviene successivamente una attività consolidata nel tempo e definitivamente inserita, dal punto di vista produttivo, nell’ambito del “core business” aziendale, allora l’opzione di impiego di personale che lavora fisicamente all’interno della vostra sede di lavoro assume nuovamente una sua importanza per via di alcuni vantaggi che si maturano proprio nel lungo termine rispetto all’impiego esclusivo di personale “offshore” (un altro termine spesso usato per distinguere personale impiegato in outsourcing rispetto a quello interno). Sempre per opinione personale, per lungo termine intendo un arco temporale di 3 anni ed oltre.   2. COSA OFFRE L’OUTSOURCING : grazie ad un costo della vita molto più basso rispetto a quanto esistente nei paesi occidentali, in paesi storicamente molto forti nell’outsourcing in campo IT, come è ad esempio l’India, i costi di gestione di questi specialisti in software, design o supporto sistemistico, risulta molto competitivo poiché rapportati ai livelli salariali medi del paese in cui vivono. Altro punto di forza è la flessibilità nell’uso e nella durata d’impiego di team di lavoro in outsourcing poiché soggetti a contratti con specifica definizione degli orari di lavoro (normalmente uniformati al fuso orario del committente che impiega da “remoto” queste risorse) e del periodo di impiego, che come esempio può essere di durata mensile, bimestrale, trimestrale, semestrale, annuale e con ulteriore estensione dei tempi se necessario. A questa flessibilità si aggiunge anche un altro vantaggio, ossia l’ampia disponibilità delle più svariate competenze tecniche che molto spesso offrono una possibilità di scelta di gran lunga superiore a quella che è invece la disponibilità delle medesime competenze tecniche quando queste vengono ricercate direttamente ed esclusivamente sul territorio di localizzazione della vostra realtà (per un esempio consultate attentamente l’area OUTSOURCING del nostro sito… sarà molto interessante per farsi un’idea su questo concetto di disponibilità di competenze e professionalità).   3. PUNTI FERMI NELLA GESTIONE DI QUALSIASI PROGETTO AFFIDATO IN OUTSOURCING : come primo punto, mi viene solo una parola che però ripeterò più volte per enfatizzarne l’importanza nel caso di avvio di progetti in outsourcing proprio per evitare che questi partano con il “piede sbagliato” e finiscano solo con una gran delusione: ANALISI, ANALISI ed ancora ANALISI – da una solida esperienza maturata sul campo in questi anni, la concezione di analisi nei paesi occidentali, ed in particolar modo in Italia, è a dir poco superficiale poiché il più delle volte interviene una forma mentis volta a manifestare la più totale pigrizia verso questa speciale attività preliminare che se già nel caso di progetti convenzionali ha una sua rilevanza, nel caso di progetti da affidare in outsourcing diventa addirittura di vitale importanza per definire obiettivi, tecnologie e quindi competenze tecniche da impiegare, tempi massimi per il completamento del lavoro ed i cosiddetti “deliverables”, ossia cosa il committente si aspetta di ricevere dal contratto in outsourcing una volta giunti al termine del lavoro, quindi codice sorgenti, documentazione allegata, ecc. ecc. Quando abbiamo presentato le nostre soluzioni in questo campo durante l’edizione 2007 di SMAU a Milano, abbiamo ricevuto in risposta alla nostra presenza come espositori un notevole interesse che sicuramente ci ha fatto molto piacere; quando a seguito del primo incontro preliminare seguiva una fase di approfondimento dei singoli casi di possibile applicazione dell’outsourcing, i nostri interlocutori spiegavano a voce ed a grandi linee cosa volevano ottenere da un determinato progetto, ma quando veniva richiesta un’analisi dettagliata delle esigenze da soddisfare, se non altro per definire precisamente tempi e costi dell’operazione da parte nostra (che per forza deve esserci altrimenti cosa si può pensare di realizzare senza indicazioni ?), ecco che molti interlocutori si “perdevano” senza dare seguito all’interesse profuso nelle fasi iniziali di confronto; ora pensare che qualcun altro debba occuparsi di questa attività di rilevanza strategica quando solo il committente può conoscere, per logica deduzione, i dettagli di cosa ha bisogno, è di per se già un punto destinato a far fallire sul nascere qualunque iniziativa volta ad impiegare in outsourcing determinati servizi – altro suggerimento è quello di non risparmiarsi sul controllo e supervisione dei propri “collaboratori virtuali” esattamente come si farebbe se gli stessi fossero operativi direttamente presso la vostra sede di lavoro; il controllo e la supervisione sono necessari per evitare possibili malintesi sui singoli processi di lavoro che compongono il progetto e che magari nel tempo potrebbero causare un problema di “delivery” sia nei tempi che nelle caratteristiche e qualità del prodotto – un ulteriore consiglio è quello di assumere un approccio, verso il “personale remoto”, chiaro, coerente ed esigente su tutti i fronti, poiché sempre dalla una mia esperienza professionale, i casi in cui i committenti hanno avuto un approccio del tipo “lascia fare” (di nuovo dettato spesso più da una certa pigrizia che non dalla cieca fiducia delle professionalità in campo) i risultati finali non stati sempre soddisfacenti né dal punto di vista della tempistica né da quello della qualità del prodotto sviluppato, mentre un atteggiamento esigente e critico quanto basta serve anche a dare alle persone che lavorano a migliaia di chilometri da voi un senso di aspettativa e quindi con essa la sfida di raggiungere la totale soddisfazione di chi ,a tutti gli effetti, per l’intera durata del contratto è il loro datore di lavoro e quindi loro “capo”; come già dovrebbe avvenire in ambito di impiego di personale interno, soprattutto lavorando con collaboratori che operano “a distanza” da voi, gli stimoli professionali e le sfide tecnologiche giocano un ruolo molto, molto importante.   Per ora credo di aver almeno indicato i punti essenziali che derivano da anni di esperienza spesi a coordinare team di professionisti per conto di altre aziende coinvolte o meno nel settore IT ed impiegati per sviluppo e consegna di nuovi prodotti software oppure nel monitoraggio da remoto dei “gangli vitali” di un data center a livello ISP oppure di semplici reti intranet aziendali. E’ molto probabile che in futuro userò questa pagina per aggiungere altri dettagli che ritengo possano interessarvi quando si parla, o addirittura si valuta l’adozione, dell’outsourcing come strumento di lavoro per supportare nuove attività in seno alla vostra organizzazione o per far crescere l’azienda in modo naturale e non “forzato”… insomma “on-demand”. Grazie dell'attenzione. Andrew Celi TECHNICAL PROJECT MANAGER